Facturas rectificativas
Por ley no podemos alterar, modificar o anular una factura una vez que ésta ya haya sido emitida. Para ello, crearemos una factura rectificativa.
Con ella, podremos añadir algún dato incompleto, corregir una factura original, indicar alguna devolución o recuperar el IVA de una factura impagada. En definitiva, se trata de un documento que nos sirve para corregir una factura original y para subsanar todos aquellos errores que se nos hayan pasado por alto.
Tan pronto como descubramos el error, tendremos que emitir una factura rectificativa. No obstante, existe un plazo máximo de hasta 4 años para poder realizarlo.
Serie numérica de las facturas rectificativas
Como ya sabemos, todas las facturas ordinarias que se emitan deberán estar numeradas. La numeración deberá seguir un orden correlativo y sin saltos. Por ejemplo, no podremos pasar de la factura 6 a la 9. La serie podrá cambiar al acabar el año fiscal (que coincide con el año natural).Dentro del mismo año fiscal no es posible repetir un mismo número de factura.
Pero, ¿ cómo debemos numerar una factura rectificativa?
El Reglamento de facturación establece que las facturas rectificativas deberán tener su propia serie numérica en un orden correlativo y sin saltos.
Cuando vayamos a numerar las facturas rectificativas incluiremos la letra “R” en la numeración como referencia a rectificativa, así como el año en que se emite. Es decir, en la misma factura deberemos indicar que se trata de una factura rectificativa y a qué factura ordinaria se corresponde (qué factura se está corrigiendo).
Igualmente, deberemos incluir el motivo de la rectificación.
Por ejemplo:
FACTURA RECTIFICATIVA
Número de factura: R-2022-0001
Rectifica la factura:2022-0012 del 15/01/2022
Datos obligatorios
Debemos dejar constancia de que se trata de una factura rectificativa e indicar a qué factura corresponde.
¿ Qué datos deberá contener?
- Habrá que identificarla claramente como una factura rectificativa.
- Añadir el motivo de la rectificación y el cambio que se realizará.
- Serie numérica (que deberá ser distinta a la numeración de las facturas ordinarias).
- Fecha de emisión de la factura original.
- Fecha de vencimiento.
- Información fiscal del emisor y receptor.
- Concepto.
- Base imponible.
- Tipos impositivos: IVA, IRPF (si procede).
Cuando utilizar las facturas rectificativas
Supuestos en los que podemos emitir una factura rectificativa
Como hemos comentado anteriormente, existen una serie de supuestos en los que es posible emitir una factura rectificativa:
- Para corregir una factura cuando ésta no cumple con los requisitos legales.
- Corregir la cantidad de una factura emitida.
- Cuando la cuota tributaria se ha calculado mal.
- Para la devolución de un pedido.
- Recuperar el IVA declarado en un trimestre anterior de una factura impagada.
Se podrán rectificar varias facturas en una sola factura rectificativa.
¿Cómo puedo anular una factura?
Si queremos anular una factura ordinaria, tendremos que hacer una factura rectificativa con el importe en negativo. Es decir, si hemos emitido una factura a un cliente con un importe de 30€ y éste no la abona, podremos hacer una factura rectificativa con un importe de – 30€ para que así quede anulado el trámite.
Rectificación de facturas impagadas
En muchas ocasiones, seguramente os habrá pasado alguna que otra vez, hemos emitido una factura a un cliente y la hemos incluído en la declaración de Hacienda, pero resulta que finalmente no la hemos cobrado porque el cliente no ha pagado.
En este caso, tendremos que hacer una factura rectificativa con el importe en negativo (que será idéntica a la factura original) para recuperar el IVA pagado de la misma. La emisión deberá hacerse en el plazo de 3 meses desde que se cumplan 6 meses o un año del impago.
Dispondrás de un mes desde la emisión de la factura rectificativa para hacérsela llegar a la Agencia Tributaria. Así mismo, tendrás que aportar una copia de los documentos que justifiquen que se ha instado al cobro de la factura impagada mediante reclamación judicial o notarial. Esta factura también deberás enviársela a tu cliente para no descuadrar su contabilidad.
Desde MCLE ASESORES aconsejamos contar con la asesoría de un profesional a la hora de facturar, puesto que su mala gestión es susceptible de sanción e inspección por la Agencia Tributaria.
cuando utilizar las facturas rectificativas
