Incorporación del código QR en todas las facturas

A partir del 1 de enero de 2024 las facturas de los empresarios y profesionales deberán incluir un código QR, así se deduce del Reglamento por el que se establecen los requisitos que deben aportar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.

Este Reglamento nace de la necesidad de adaptarse, modernizarse y cubrir las necesidades de estandarización de los sistemas y programas informáticos que utilizan los autónomos, pymes y microempresas. De esta forma, se asegura la interconexión y compatibilidad con los programas informáticos de clientes, proveedores y administraciones. A su vez, constituirá una forma de evitar la alteración y manipulación de datos.

En definitiva, contribuirá en la Lucha contra el fraude fiscal así como en el proceso de Digitalización.

El contenido de esta normativa es compatible con la implantación de la factura electrónica.

¿cuándo habrá que incorporar el código QR en las facturas?

¿Cuándo habrá que incorporar el código QR en las facturas?

Abandono de técnicas obsoletas de facturación

La situación económica de las microempresas y, especialmente, de los autónomos no permite que el cambio sea inminente, para ello se irá avanzando de una forma gradual con el consiguiente abandono de técnicas de facturación obsoletas. A medio plazo se podrá vislumbrar un ahorro en los costes y una mejora en la digitalización de la economía.

¿A quién afecta esta normativa?

Esta normativa será aplicable a los obligados tributarios, es decir a:

  • los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
  • los contribuyentes de Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.
  • a los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
  • entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.

Los obligados tributarios podrán, voluntariamente, remitir de inmediato a la Administración tributaria todos los registros de facturación generados en sus sistemas informáticos. Esta remisión no tendrá la consideración de denuncia de infracciones tributarias. Sin embargo, su remisión servirá para detectar, por ejemplo, que la factura no está correctamente contabilizada.

Igualmente será de aplicación a los productores y comercializadores de los sistemas informáticos puestos a disposición de los obligados tributarios.

Requisitos que deberán adoptar los programas y sistemas informáticos de facturación

Los obligados tributarios podrán elegir entre utilizar un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos en la normativa, o emplear la aplicación informática que ponga a disposición la Administración tributaria.

En todo caso, ¿Qué requisitos deberán adoptar los sistemas informáticos de facturación?

  • Los sistemas informáticos de facturación deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
  • Deberán añadir una huella o “hash” o código QR a los registros de facturación de alta.
  • Se deberá llevar a cabo un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura.

¿Cuál será el contenido de la facturación de alta?

  1. NIF, nombre y apellidos, razón o denominación social del obligado a expedir la factura, así como los del destinatario de la factura.
  2. Número y serie de la factura.
  3. Fecha de expedición de la factura y la fecha en la que se hayan efectuado las operaciones.
  4. Tipo de factura expedida.
  5. Descripción de las operaciones.
  6. Importe total de la factura.
  7. Régimen aplicado a efectos del IVA.
  8. Base imponible.
  9. Número y serie de la factura anterior, la fecha de expedición y parte de la huella o “hash” del registro de facturación de alta.
  10. Código de identificación del sistema informático utilizado.
  11. Código identificativo correspondiente al registro de facturación de alta.
  12. Fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de alta.

Más requisitos

  •  El sistema informático contará con capacidad para remitir información a la Administración tributaria de forma continuada, segura, automática y fehaciente de todos los registros de facturación.
  •  No podrá disponer de ninguna funcionalidad que permita modificar u ocultar los datos originales. En el caso de que fuera necesario realizar alguna rectificación o anulación, ésta se realizará mediante un registro de facturación adicional posterior. Evitándose, de esta forma, una posible alteración de los datos originales.
  •  El sistema informático de facturación contará obligatoriamente con una declaración responsable. Ésta será expedida por la persona o entidad productora, fabricante o desarrolladora del mismo y deberá constar por escrito y de modo visible en el propio sistema. De esta forma, quedará certificado que el sistema informático se ajusta a la normativa sobre facturación.

Los sistemas informáticos de facturación que cumplan con los requisitos tendrán la consideración de “Sistemas VERI*FACTU” o “Sistemas de emisión de facturas verificables”.

A todos sus efectos, la aplicación informática que ponga a disposición la Agencia tributaria tendrá la consideración de “Sistema de emisión de facturas verificables”.

¿Cuándo habrá que incorporar el código QR en las facturas?

Verificación del cumplimiento por parte de la Administración

Para verificar que se cumple con la obligación, la Administración tributaria podrá personarse en el lugar donde se encuentre el sistema informático y requerir copias o consultas de los registros de facturación.

Igualmente, podrá requerir a los productores o comercializadores la información que estimen necesaria para verificar el cumplimiento de los requisitos.

Para evitar posibles sanciones lo aconsejable es estar al día en las novedades que se vayan introduciendo en el Reglamento.

Desde MCle Asesores iremos añadiendo las novedades que se vayan produciendo al respecto.

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