¿La empresa puede utilizar mi número de móvil personal para añadirme a un chat de trabajo?
En la actualidad son muchas las empresas que crean grupos de trabajo, mediante WhatsApp u otras aplicaciones de mensajería instantánea, para coordinar el trabajo de sus empleados. Ahora bien, para no vulnerar la normativa en materia de protección de datos y derechos laborales, la empresa necesita el consentimiento expreso del trabajador para poder ser agregado en el grupo de trabajo. Si el trabajador no da su consentimiento, la empresa no puede incluir al empleado en el grupo de WhatsApp.
En el supuesto de que la empresa procediera a la inclusión del empleado en el grupo de mensajería sin su consentimiento, ésta se enfrentaría a multa de elevada cuantía.
¿Cómo debe proceder la empresa antes de usar un grupo de WhatsApp corporativo?
La empresa tiene que ser cuidadosa y proceder de tal forma que no vulnere ningún derecho del trabajador. La utilización de un chat o grupo requiere el número de teléfono móvil personal. A su vez, este número va asociado a un nombre y apellidos, es decir, que la inclusión en un grupo de WhatsApp proporciona información y datos sobre la persona.
Por lo tanto, la empresa antes de incluir a los trabajadores en un grupo de trabajo de WhatsApp tiene que recabar el consentimiento expreso de cada uno de los empleados. Para que el consentimiento sea válido es necesario seguir los siguientes pasos:
Informar a los trabajadores
La empresa tiene que informar, de forma clara, su intención de crear un grupo de trabajo de WhatsApp. Además, tiene que indicar los datos que se van a tratar, la finalidad del grupo, el derecho a la revocación, el derecho a la desconexión digital y los derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación u oposición).
Autorización por escrito
El consentimiento tiene que constar por escrito y estar firmado por el empleado.
Voluntariedad del trabajador
Si el empleado no acepta la inclusión en el grupo de trabajo utilizando su número personal de móvil, la empresa no puede obligarlo a participar en el grupo.
Buenas prácticas y Uso de políticas
Entregar a los trabajadores un manual de buenas prácticas para grupos de WhatsApp de trabajo. Dicho manual deberá garantizar el respeto, la profesionalidad y la eficiencia de la comunicación. Por lo tanto, deberá incluir:
– El respeto al horario laboral (desconexión digital).
– Evitar la difusión de datos personales.
– Limitar su uso exclusivamente a temas laborales, etc.
Derechos ARCO
La empresa tiene que facilitar al trabajador un medio o vía para que éste pueda ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición.
Grupo trabajo WhatsApp sin consentimiento
¿Qué ocurre si la empresa facilita un móvil corporativo al trabajador?
En el caso de que el trabajador no quiera que su número de móvil personal se incluya en el grupo de WhatsApp, la empresa podrá proporcionarle un móvil corporativo. Ante esta situación, la participación del trabajador sí es obligatoria ya que se estaría empleando un teléfono corporativo facilitado por la propia empresa.
Resumiendo, en este caso, no es necesario su consentimiento expreso para ser incluido en el grupo de WhatsApp. No obstante, la empresa tiene que informar de uso profesional y respetar el horario laboral y de descanso.
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